Businessmodell: Archivierung für Unternehmen

Erst nach Ablauf dieser Frist können die Dokumente vernichtet werden. Es ist dabei egal, ob es sich um E-Mails, Quittungen oder Lohnabrechnungen handelt. Für viele Unternehmen ist dieses Gesetz ein zusätzlicher Verwaltungsakt der gerne abgegeben wird.

An dieser Stelle kommen Sie ins Spiel. Wenn Sie aus dieser Aussage ein Geschäftsmodell entwickeln können, dann haben Sie eine Nische entdeckt. Die Rede ist davon als ausgelagertes Archiv für Unternehmen zu dienen. Sie archivieren ab sofort Dokumente und Daten von Firmen, die dies selbst nicht möchten oder können. Alles was dafür nötig ist erfahren Sie hier.

1.) Sie müssen sich im Klaren sein, dass Sie mit vertraulichen Daten hantieren. Egal, ob Sie einen Aktenordner mit Quittungen von vor sieben Jahren hantieren oder mit E-Mails, die drei Jahre alt sind - Sie müssen für Ihren Kunden in jedem Fall Vertrauen ausstrahlen. Daten und Dokumente dürfen unter keinen Umständen in fremde Hände geraten. Sie müssen sicher bei Ihnen verwahrt sein.

2.) Zu einer sicheren Verwahrung gehören die nötigen Räumlichkeiten und Vorkehrungsmaßnahmen. Sie benötigen einen Raum oder eine Halle, die gesichert ist gegen Diebstahl und Einbruch. Besonders wichtige Dokumente sollten in einem Brandschutzschrank aufbewahrt werden. Solche Schränke gibt es in unterschiedlichen Ausführungen. Je länger diese Schränke Bränden Stand halten, desto teurer sind sie. Bestimmen Sie also im Vorfeld Ihre Anforderungen.

3.) Sie benötigen eine entsprechende Versicherung. Reden Sie mit unterschiedlichen Versicherern und holen Sie sich Angebote ein. Gerade bei digitalen Daten ist eine Datenversicherung angebracht, da diese die Kosten für die Datenrettung zahlt.

4.) Für die Archivierung digitaler Daten benötigen Sie Speichermedien. Festplatten eignen sich am ehesten. CD- oder DVD-Rohlinge können schon nach einigen Jahren nicht mehr lesbar sein. Festplatten sind in der Regel dauerhaft nutzbar. Kopieren Sie zur Sicherheit dennoch alle 2-3 Jahre alle Daten auf neue Medien um. So gehen Sie auf Nummer Sicher nicht plötzlich eine kaputte Festplatte vor zu finden. Kaufen Sie in jedem Fall Markenprodukte und keine billigen No-Name Platten.

5.) Haben Sie Räumlichkeiten, Schutzvorrichtungen, Versicherungen und Speichermedien gefunden, so benötigen Sie nur noch Kunden. Schauen Sie sich zuerst in Ihrer Region um und sprechen Sie Geschäftsführer an. Sie müssen sich bewusst sein, dass es für Firmen schwierig ist einer fremden Person vertrauliche Dokumente und Daten anzuvertrauen. Geben Sie sich selbst und Unternehmen also genug Zeit. Sie müssen sich gegenseitig kennen lernen und einander vertrauen können.

6.) Entwickeln Sie eine Infrastruktur, um möglichst schnell auch wieder an Daten und Dokumente heran zu kommen. Es ist möglich, dass ein Unternehmen anruft und bestimmte Dokumente von vor vier Jahren benötigt. Wenn Sie diese schnell und einfach wieder finden, so ersparen Sie sich Frust und Ihrem Kunden lange Wartezeiten.

7.) Bleiben Sie am Ball. Seien Sie konsequent und geben Sie Ihrem Kunden nicht mehr benötigte Daten und Dokumente zurück oder vernichten Sie sie. Nach zehn Jahren wird vom Gesetzgeber nicht mehr verlangt etwas vor zu halten. Wenn Sie nicht irgendwann im Daten- und Dokumentemüll ersticken wollen, dann müssen Sie auch uralte Archivierungen vernichten oder entsorgen.

Die Firma Rhenus Logistics hat sich auf Service rund um das Dokument spezialisiert. Mehr Informationen gibt es unter http://www.rhenus-office-systems.com/data-office/

Als weitergehende Lektüre empfehlen wir das Buch "Aufbewahrungspflichten: Von Originaldokumenten bis zur elektronischen Archivierung" von Sabine Dauen ISBN: 978-3448080421 oder direkt unter .

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