Elektronisches Sekretariat - als Ihr neues Businesskonzept!

Sie erledigen meist einen Großteil der Arbeit alleine, müssen aber gleichzeitig Kontakt mit den Kunden halten, die Buchhaltung regeln und Geschäftsreisen planen. Für eine fest angestellte Sekretärin reichen der Arbeitsaufwand und der eigene Verdienst aber oft doch nicht. Für ein elektronisches Sekretariat wie die Susanne Kleinke Service Agentur aus Hamburg existiert gerade in diesen Kreisen eine große Nachfrage.

Was sind die Voraussetzungen?

Wer einen elektronischen Sekretariatsservice eröffnen möchte, sollte über Organisationstalent, Erfahrung und einen kühlen Kopf verfügen. Wichtig ist aber auch ein breites Spektrum an Angeboten: Korrespondenz mit den Kunden in mehreren Sprachen, die Planung von Geschäftsreisen und die Organisation von geschäftlichen Events bildet dabei die Grundlage.
Wer eine Ausbildung in diesem Bereich hinter sich hat - beispielsweise zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau - kann sein Angebotsspektrum zusätzlich erweitern. Die Einführung von E-Mail-Systemen, Ablagesystemen, die Buchhaltungsvorbereitung und andere hilfreiche Angebote, die Selbstständige gerne annehmen werden.
Wichtig sind in diesem Bereich auch Fremdsprachen, betriebswirtschaftliche Kenntnisse oder Fähigkeiten im EDV-Bereich. Ein elektronisches Sekretariat eignet sich deswegen auch als Geschäftsidee für Hochschulabsolventen, die zum Beispiel eine seltene, aber gefragte Fremdsprache beherrschen oder durch ihren betriebswirtschaftlichen Hintergrund Kosteneinsparungspotenziale aufdecken können.

Geschäftsidee: Elektronisches Sekretariat - wie funktioniert sie?

Für die Eröffnung eines elektronischen Sekretariats ist eine gewisse Grundausstattung nötig. Dazu gehören in erster Hinsicht ein Computer mit Internet-Flatrate sowie eine Festnetz-Flatrate. Das Internet ist wichtig für die Kommunikation mit den eigenen Kunden und deren Kunden: Deswegen sollte gleich zu Beginn eine E-Mail-Adresse eingerichtet werden, die für geschäftliche Kontakte genutzt wird. Für den Anfang genügt ein einfacher Telefonanschluss, das Endgerät sollte allerdings Weiterleitungen, Warteschleifen und ähnliche Funktionen unterstützen - stellt sich später heraus, dass die Kunden vor allem telefonischen Kontakt wünschen, kann auf eine IP-Telefonanlage gewechselt werden, die weitere interessante Funktionen bietet.
Da der Sekretariatsservice vor allem überregional arbeiten wird, ist eine Webseite wichtig. Diese sollte man einem professionellen Designer anvertrauen - schließlich wird sie zum wichtigen Aushängeschild für die Tätigkeit des Unternehmens und sollte auf den ersten Blick einen professionellen Eindruck vermitteln. Auf der Seite sollten die angebotenen Dienstleistungen, die eigene Person und später Referenzen vorgestellt werden. Für die Anfragen von Neukunden kann außerdem ein Kontaktformular zur Verfügung gestellt werden.
Die regionalen Unternehmen lassen sich durch Einträge in Stadtverzeichnisse oder ins örtliche Telefonbuch am besten ansprechen. Der Großteil der Kunden wird vermutlich über das Internet auf den Service aufmerksam werden - dennoch empfiehlt es sich, einen Eintrag in solche Verzeichnisse vornehmen zu lassen. Viele kleine und mittelständische Unternehmen, die Unterstützung brauchen, setzen lieber auf regionale Fachkräfte, anstatt über die Entfernung zu arbeiten.

Angestellte - ja oder nein?

Es gibt eine große Anzahl an Selbstständigen, die keinen eigenen Sekretär einstellen können - umso seltener ist bisher der elektronische Sekretariatsservice, sodass man bei geeigneter Präsentation mit vielen Aufträgen rechnen kann. Unter solchen Bedingungen stellt sich bald die Frage, ob Angestellte sinnvoll wären.
Der neu gegründete Betrieb sollte zunächst ohne Angestellte arbeiten - schließlich muss sich erst ein Kundenstamm aufbauen und es muss sich zeigen, wie man mit seinem Verdienst zurechtkommt. Sobald sich der Kundenstamm etabliert und vergrößert hat und abzusehen ist, dass der Gewinn für die Bezahlung eines Angestellten ausreicht, lohnt es sich, einer geeigneten Fachkraft einen Teil der Arbeit zu überlassen.

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