Erfolgreich Protokoll führen

Mit dieser Anleitung schaffen Sie es, die Gesprächsnotizen zielorientiert festzuhalten.

Als Vorbereitung auf die Besprechung sollten Sie sich ein Aufnahmegerät und einen Notizblock sowie Schreibmaterial bereitlegen. Achten Sie darauf, dass genügend Bänder bzw. Papier zur Verfügung stehen. Natürlich können Sie auch direkt mit Hilfe eines Notebooks Protokoll führen. Lassen Sie das Aufnahmegerät mitlaufen, so können Sie später bei eventuell auftretenden Unklarheiten darauf zurückgreifen. Zusätzlich ist es empfehlenswert, die aktuelle Agenda, Protokolle aus vorhergehenden Besprechungen und evtl. weiterführende Unterlagen zum Thema bereitzulegen. Als Protokollführer sollten Sie neben dem Moderator Platz nehmen, um bei auftretenden Fragen eine rasche Klärung des Sachverhalts erreichen zu können.

Alle Daten genau erfassen

Geben Sie Ihrem Protokoll einen aussagekräftigen Titel und notieren Sie Datum, Uhrzeit (Beginn und Ende) sowie den Ort der Besprechung. Verwenden Sie eine Anwesenheitsliste, auf der alle Teilnehmer sich mit Namen und Unterschrift eintragen müssen. Mithilfe der Anwesenheitsliste können Sie bei größeren Gesprächsrunden auch leichter nachvollziehen, wer gerade das Wort hat. Zusätzlich hat es sich bewährt, bei den Personen, die nur zeitweise anwesend sind, die Uhrzeiten zu notieren. Damit können diese Teilnehmer darüber informiert werden, was Sie vom Gespräch verpasst haben.

Die Chronologie einhalten

Die Notizen sollten Sie in derselben Reihenfolge durchführen, in der die Agendapunkte behandelt werden. Wenn also z.B. Punkt 5 vor Punkt 2 besprochen wird, notieren Sie nach Punkt 1 den Punkt 5. Schreiben Sie die ins Gespräch gebrachten Vorschläge auf, sowie von welcher Person diese stammen. Genauso sollten Sie Protokoll darüber führen, ob die Vorschläge angenommen oder abgelehnt wurden. Von Interesse ist außerdem, wie die Abstimmung über Annahme/Ablehnung zustande gekommen ist (Einzelabfrage, Kartenmethode, Handabstimmung etc.) und welcher Teilnehmer dafür und welcher dagegen war. Das Hauptaugenmerk des Protokolls sollte auf den Beschlüssen liegen. Sie müssen nicht jede Kleinigkeit des Gesprächsverlaufs aufzeichnen. Außerdem ist es wichtig, auf eine objektive Schreibweise zu achten. Persönliche Wertungen sollten tabu sein.

Sofern Sie nicht direkt mit Hilfe eines Notebooks mitschreiben, sollten Sie möglichst kurzfristig die Aufzeichnungen in Textform bringen. Bei Format und Gestaltung des Protokolls orientieren Sie sich an vorhergehenden Niederschriften.

Wichtiges hervorheben

Kennzeichnen Sie Beschlüsse und Übereinkünfte deutlich, indem Sie entsprechende Worte verwenden (zum Beispiel: "es wurde entschieden"). Wenn es besondere Berichte, Notizen oder ausführliche Beschluss-Texte gibt, können diese als Anhang dem Protokoll beigefügt werden.

Nennen Sie sich als Protokollführer beim Namen und unterschreiben Sie das Protokoll inkl. Erstellungsdatum.

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