System im Home Office

Um effektiv im Home Office arbeiten zu können, muss dieses gut organisiert sein. Der „Spruch das Genie beherrscht das Chaos", trifft definitiv nicht zu. Nur wer an einem gut organisierten Arbeitsplatz tätig ist, kann auch produktiv sein und für Umsatz sorgen. Wir haben Ihnen hier einige Tipps zur Organisation Ihres Home Office bereit gestellt.

Warum ist die Organisation meines Home Office´ so wichtig?

Jede Art von Büro und Arbeitsplatz, ob Home Office oder Fahrradwerkstatt, bedarf einer Grundordnung, damit dort effektiv gearbeitet werden kann. Das gilt für Sie, als Selbstständigen mit Home Office, im Besonderen. Schließlich hängt Ihr Einkommen direkt und ausschließlich von Ihrer Effektivität und Arbeitsleitung ab. Wird diese geschmälert, weil Sie zu lange nach Akten, Dateien oder auch nur dem Locher suchen müssen, wirkt sich das direkt auf Ihren Umsatz aus. Deswegen ist ein unorganisiertes Home Office nicht hinzunehmen. Die Organisation des Home Office endet dabei auch nicht am Schreibtisch. Sie muss sich sowohl in der Ordnung der Dateien auf Ihrem Computer, als auch in den Aktenordnern wiederfinden.

Wie sollte ich den Schreibtische meines Home Office´ organisieren?

Überlegen Sie sich zunächst, welches die wichtigsten Werkzeuge auf Ihrem Schreibtische sind. Verbringen Sie den Großteil Ihres Arbeitstages am Computer, sollte dieser selbstverständlich das zentrale Element Ihres Home Office´ und dementsprechend auch Ihres Schreibtisches sein. Alle weiteren Utensilien, orientieren sich dann an Ihrem PC, aber zumindest so weit entfernt, dass Sie immer all Funktionen des Computers, inklusive der Maus, uneingeschränkt nutzen können. Wie weit Sie zum Beispiel einen Drucker oder Scanner von Ihnen und ihrem PC entfernt aufstellen sollten, hängt wiederum von der Häufigkeit der Nutzung ab. Ähnliches gilt für alle weiteren Objekte Ihres Home Office. Ordnen Sie alles so an, dass es prinzipiell schnell zu erreichen ist. Legen Sie darüber hinaus aber auch Wert darauf, dass die am häufigsten benutzten Werkzeuge, wie Kugelschreiber, Telefon, PC und Notizblock direkt greifbar sind, ohne sich dabei gegenseitig zu blockieren. Ist zum Beispiel das Telefon unter dem Block und diversen Akten begraben, hilft die reine Nähe zum Telefon wenig, wühlen müssten Sie trotzdem.

Welche Gegenstände und Verfahren helfen mir bei der Organisation des Home Office?

Klassische und nach wie vor effektive Hilfsmittel sind Stifthalter und Ablagen. Wenn die Stifte nicht mehr kreuz und quer auf dem Schreibtische verteilt sind, ist schon ein großer Schritt getan. Werden darüber hinaus alle Akten und Papiere, bis zu Ihrer endgültigen Bearbeitung, nicht in Stapeln auf dem Schreibtisch, sondern in dafür vorgesehen Ablagen zwischengelagert, fällt der Zugriff auf das jeweils gesuchte Dokument leichter und der Schreibtisch bleibt frei zum Arbeiten. Ähnlich verhält es sich mit Ihren Akten. Legen Sie für jedes Teilgebiet einen eigenen Ordner an, oder in bestehenden Ordnern zumindest eine Registerkarte. Genauso verhält es sich mit der Ordnerstruktur Ihres PCs. Jeder Auftrag sollte einen eigenen Ordner haben, der sich wiederum in Unterordner gliedert. Bewahren Sie auch Rechnungen (das gilt für den PC, wie für die Aktenordner) immer im dazugehörigen Ordner auf, und einmal als Kopie, in einem Ordner, der nur für Rechnungen angelegt wurde. Wenden Sie diese einfachen Tricks auf alle Bereich an, und Sie werden schnell erkennen, wie viel einfacher sich Ihr Arbeitsablauf gestalten lässt.

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